Das Thema Quellensteuer gewinnt im Finanzsektor immer mehr Aufmerksamkeit. Dies wurde unter anderen durch die FASTER-Initiative der Europäischen Kommission befördert. Es fällt jedoch auf, dass es einen spürbaren Mangel an speziell auf Asset Manager zugeschnittenen Inhalten gibt, die in diesem komplexen Umfeld tätig sind.
Die Quellensteuer, eine gängige Praxis in globalen Rechtsgebieten, soll durch die Erhebung von Abgaben auf grenzüberschreitende Einkommensströme aus Wertpapieren eine ordnungsgemäße Steuererhebung gewährleisten.
Die Quellensteuer wurde jedoch als ein unterschätztes Thema betrachtet und hat nicht die verdiente Aufmerksamkeit verschiedener Interessengruppen erhalten, darunter Banken, Vermögensverwalter, Steuerberatungsgesellschaften, Investoren und die Medien. Es wird deutlich, dass Value-Aktieninvestitionen im Laufe der Jahre an Bedeutung gewinnen.
Zwischen dem ersten Quartal 2022 und dem ersten Quartal 2023 wurde ein bemerkenswerter Anstieg von 36 % bei Dividendenausschüttungen in Europa (ohne das Vereinigte Königreich) festgestellt. Europa spielte aufgrund des bescheidenen Umfangs seiner nationalen Kapitalmärkte eine wichtige Rolle bei grenzüberschreitenden Investitionen, was Investoren dazu motivierte, ihre Portfolios aktiv zu diversifizieren. Trotz ihrer Bedeutung in der Finanzlandschaft wurde die Quellensteuer oft übersehen, was zu potenziellen Herausforderungen wie Compliance-Lücken und verpassten Chancen für die beteiligten Parteien führte.
Das geringe Bewusstsein für Quellensteuerfragen kann oft auf die inhärente Komplexität zurückgeführt werden. Was die Angelegenheit noch kritischer macht, ist die Kombination aus Komplexitäten und dem Mangel an umfassenden Rahmenbedingungen für ihr Management, was zu erheblichen Verlusten bei den Anlageerträgen führt. Es ist eine entmutigende Realität, dass jedes Jahr Milliarden von Dollar unnötigerweise verloren gehen.
Von den von ausländischen Regierungen auf grenzüberschreitende Anlageeinkünfte einbehaltene 1,6 Billionen US-Dollar werden weniger als 7 % an die Investoren zurückfließen.
Angesichts dieses erheblichen finanziellen Abflusses wird es für alle Beteiligten unerlässlich, ihre Herangehensweise zu überdenken und eine größere Verantwortung für das Management der Quellensteuer zu übernehmen – dies gilt insbesondere für Vermögensverwaltungsgesellschaften, da ihre Erträge nach Steuern betroffen sind.
Aus Gesprächen mit zahlreichen Vermögensverwaltern ist deutlich geworden, dass eine signifikante Mehrheit von ihnen zögerte, sich mit Quellensteuerfragen zu befassen. Sie betonten oft, dass sie diesen Aspekt ausschließlich in die Verantwortung der Depotbanken legen.
Diese Herangehensweise, sich hauptsächlich auf Depotbanken für Quellensteuerangelegenheiten zu verlassen, ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen. Erstens priorisieren Vermögensverwalter eher ihre Kernkompetenzen wie Portfoliomanagement und Anlagestrategien und ziehen es vor, ihre Zeit und Ressourcen entsprechend zuzuweisen. Zweitens kann die wahrgenommene Komplexität und die sich ständig ändernde Natur der Quellensteuervorschriften überwältigend sein, insbesondere wenn man bedenkt, dass aus Kosteneffizienzgründen viele Vermögensverwalter keine großen Steuerabteilungen haben. Drittens vertrauen sie darauf, dass ihre Depotbanken alle in Service Level Agreements (SLAs) und Verträgen festgelegten Verantwortlichkeiten gründlich erfüllen.
Die Vorstellung, dass solche Institutionen die gesamte Verantwortung dafür tragen sollten, ist zu vereinfacht. Die mit diesen steuerbezogenen Angelegenheiten verbundenen Komplexitäten sind zu bedeutend, als dass eine einzige Interessengruppe sie umfassend verwalten könnte. Drei Aspekte treiben diese herausfordernde Komplexität vor allem voran.
1. Die regulatorische Landschaft der Quellensteuer ist für ihre häufigen Updates und Modifikationen bekannt. Steuerbehörden führen regelmäßig neue Verträge, Vorschriften und Regeln ein, um die Steuercompliance zu verbessern und Steuerhinterziehung zu verhindern. Diese Änderungen können Anpassungen der Steuersätze, Modifikationen der Befreiungskriterien oder die Einführung zusätzlicher Meldepflichten umfassen.
2. Berichtsstandards, Regeln, Dokumentationsanforderungen und Zeitpläne für Quellensteuerprozesse können erhebliche Unterschiede zwischen verschiedenen Rechtsgebieten aufweisen. Diese Variation erfordert von Depotbanken ein tiefes Verständnis der spezifischen Vorschriften in jedem Rechtsgebiet, in dem sie tätig sind, was die Komplexität der Quellensteuerverarbeitung weiter erhöht.
3. Die digitale Transformation der Steuerbehörden hat die Notwendigkeit fortschrittlicherer und standardisierter digitaler Einreichungsgateways eingeführt. Viele Finanzbehörden steigen auf elektronische Einreichungen um und verlangen von Depotbanken, steuerbezogene Informationen in einem spezifischen digitalen Format einzureichen. Die Anpassung an diese digitalen Einreichungsstandards und die Gewährleistung einer nahtlosen Integration zwischen den Systemen der Depotbanken und den Plattformen der Steuerbehörden kann eine herausfordernde Aufgabe sein, insbesondere wenn man die vielfältige Palette von Systemen und Technologien berücksichtigt, die in verschiedenen Rechtsgebieten verwendet werden.
Angesichts der Komplexitäten und Herausforderungen im Zusammenhang mit der Quellensteuerverarbeitung müssen Vermögensverwalter ihre Depotbanken kontrollieren und überwachen, anstatt sich auf blindes Vertrauen zu verlassen. Durch die Annahme eines proaktiven Ansatzes für das Management der Quellensteuer können Vermögensverwaltungsgesellschaften erhebliche Vorteile für ihre Kunden und sich selbst erschließen. Dazu gehören die Maximierung der Anlageerträge, die Minimierung von Compliance-Risiken, die Stärkung von Kundenbeziehungen und der Erhalt eines Wettbewerbsvorteils in einer zunehmend dynamischen Branche.
Es scheint offensichtlich zu sein, dass derzeit nur sehr wenige Vermögensverwalter über die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten für eine effiziente Quellensteuerverarbeitung verfügen. Mehrere Faktoren tragen zu dieser Situation bei.
1. Druck auf Kosteneffizienz und schlanke Organisationsstruktur
Vermögensverwalter priorisieren oft die Kosteneffizienz, was zu schlanken Steuerabteilungen mit begrenzten Ressourcen führt, die der Quellensteuerverarbeitung gewidmet sind. Die Konzentration auf primäre Kompetenzen wie die Erstellung von Anlagestrategien kann versehentlich zu einem Mangel an spezialisiertem Fachwissen in steuerbezogenen Bereichen führen.
2. Fehlende IT-Systeme und -Tools
Viele Vermögensverwalter verfügen nicht über ausreichende IT-Systeme oder Technologielösungen, um Quellensteuerverpflichtungen effektiv zu verwalten und zu verfolgen. Das Fehlen geeigneter Systeme beeinträchtigt ihre Fähigkeit, rechtzeitig und genau über Quellensteueranforderungen und potenzielle Risiken informiert zu sein.
3. Begrenzte Investorennachfrage oder -druck
In einigen Fällen verspüren Vermögensverwalter möglicherweise keinen signifikanten Druck von Investoren, die Quellensteuerverwaltung priorisieren. Investoren verstehen möglicherweise nicht vollständig die Auswirkungen der Quellensteuer auf Anlageerträge oder suchen möglicherweise nicht aktiv nach Transparenz und Compliance in diesem Bereich.
4. Geringes Bewusstsein für die Vorteile der Kontrolle
Einige Vermögensverwalter haben möglicherweise ein begrenztes Bewusstsein für die Vorteile, die mit der Kontrolle über die Quellensteuerverarbeitung verbunden sind. Sie erkennen möglicherweise nicht vollständig, dass die Aufrechterhaltung der Kontrolle in diesem Bereich zur Verbesserung der Steuercompliance beitragen kann. Durch aktives Überwachen und Verwalten von Quellensteuerprozessen können Vermögensverwalter eine genaue Berichterstattung sicherstellen, das Risiko von Nicht-Compliance reduzieren und ihre allgemeine Steuerführung verbessern. Ohne ein klares Verständnis dieser Vorteile und der potenziellen Auswirkungen auf die Steuercompliance könnten Vermögensverwalter jedoch nicht ausreichend Ressourcen zuweisen oder diesen Aspekt ihrer Operationen priorisieren.
Angesichts der begrenzten Ressourcen auf Seiten des Vermögensmanagements und des zunehmenden Bedarfs an mehr Kontrolle über die Quellensteuerverarbeitung stehen Vermögensverwalter vor zwei Hauptoptionen. Erstens können sie sich entscheiden, enger mit Steuerberatern zusammenzuarbeiten und ihnen den Auftrag zu erteilen, die Quellensteuerprozesse zu überwachen und zu verwalten. Mit dieser Herangehensweise können sie auf die Expertise von Steuerprofis zurückgreifen, die sich auf die Navigation durch die Komplexitäten der Quellensteuervorschriften spezialisiert haben und wertvolle Anleitung und Unterstützung bieten können.
Alternativ können Vermögensverwalter die Automatisierung wählen, indem sie Softwarelösungen implementieren, die es ihnen ermöglichen, die Quellensteueraktivitäten ihrer Depotbanken zu überwachen und zu kontrollieren. Durch die Nutzung von Technologie können Vermögensverwalter Echtzeit-Einblicke gewinnen, Service-Lücken identifizieren und die Verarbeitung bei Bedarf übernehmen, um eine effiziente und genaue Bearbeitung von Quellensteuerangelegenheiten sicherzustellen. Beide Optionen bieten Vermögensverwaltern die Möglichkeit, die von Depotbanken zu bewältigenden Herausforderungen anzugehen, während sie proaktive Schritte unternehmen, um die Investitionen ihrer Kunden zu schützen und potenzielle finanzielle Risiken zu mindern.
Vor- und Nachteile von Steuerberatungsunternehmen
Die Entscheidung für eine verstärkte Zusammenarbeit mit Steuerberatern scheint für Vermögensverwalter eine logische Wahl zu sein, da sie bereits mit den Systemen und Prozessen der Vermögensverwaltungsbranche vertraut sind und gleichzeitig spezialisierte Expertise in Steuerfragen besitzen. Ihr Wissen und ihre Erfahrung können besonders wertvoll sein, insbesondere im Umgang mit der internationalen Landschaft der Quellensteuer, in der Verfahren und Anforderungen häufig wechseln können. Darüber hinaus verfügen Steuerberater oft über umfangreiche Netzwerke und Ressourcen, die es ihnen ermöglichen, über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und rechtzeitig Unterstützung zu bieten. Vermögensverwalter finden es in der Regel einfacher, die mit Steuerberatungsdiensten verbundenen Kosten an ihre Investoren weiterzugeben, was es zu einer praktikablen und kosteneffektiven Lösung macht, um Zugang zu fachkundiger steuerlicher Unterstützung zu erhalten. Mit diesem Ansatz können Vermögensverwalter die bestehenden Fähigkeiten und internationalen Netzwerke von Steuerberatern nutzen, um ein umfassendes und konformes Management der Quellensteuer sicherzustellen.
Nach Angaben des Marktes ist es oft nicht der Fall, dass Steuerberatungsunternehmen, auch mit ihrer Expertise, die komplexen Herausforderungen der Quellensteuer manuell effektiv verwalten können. Darüber hinaus ist die Menge an Arbeit, die mit der Bewältigung von Herausforderungen im Zusammenhang mit der Quellensteuer verbunden ist, zu groß, um die Einstellung von Steuerberatern als übermäßig teuer zu betrachten. Die schiere Menge an Transaktionen, die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Überwachung und Anpassung an sich ändernde Vorschriften sowie die Anforderung an internationale Expertise machen es zu einem ressourcenintensiven und kostspieligen Unterfangen, sich ausschließlich auf Steuerberatungsunternehmen für die Quellensteuerverarbeitung zu verlassen. Darüber hinaus ist es nicht im besten Interesse von Vermögensverwaltungsgesellschaften, in hohem Maße von externen (Outsourcing-)Dienstleistern für kritische Funktionen wie Steuerabwicklung abhängig zu sein.
Die ausschließliche Abhängigkeit von Drittanbietern für einen wesentlichen Aspekt ihrer Operationen führt zu einer Ebene der Verwundbarkeit und Abhängigkeit, die sich auf ihre Fähigkeit auswirken kann, sich schnell an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen und die Kontrolle über ihre Prozesse aufrechtzuerhalten.
Vor- und Nachteile von Automatisierungssoftware
Es gibt mehrere überzeugende Gründe, warum Vermögensverwaltungsgesellschaften die Nutzung von Softwareautomatisierungstools für die Quellensteuerverarbeitung in Betracht ziehen sollten. Diese Tools verbessern die Effizienz und Genauigkeit, indem sie manuelle Fehler reduzieren und Workflows optimieren. Durch Automatisierung werden wiederkehrende Aufgaben, Dateneingabe und Berechnungen durchgeführt, was zu Zeitersparnissen und einem verringerten Risiko menschlicher Fehler führt. Darüber hinaus bieten Investitionen in Softwareautomatisierungstools langfristige Kosteneffizienz. Auch wenn es möglicherweise eine anfängliche Investition gibt, können die Reduzierung der manuellen Arbeit und potenzielle Fehler zu erheblichen Kosteneinsparungen im Laufe der Zeit führen.
Darüber hinaus bieten diese Tools Skalierbarkeit und Flexibilität, sodass Unternehmen steigende Volumina von Quellensteuertransaktionen ohne proportionalen Anstieg der Ressourcen bewältigen können. Sie können sich an sich ändernde regulatorische Anforderungen und sich entwickelnde Geschäftsanforderungen anpassen und somit Flexibilität für zukünftiges Wachstum bieten. Automatisierungstools bieten auch Echtzeitüberwachungs- und Berichtsfunktionen. Dadurch erhalten Vermögensverwaltungsgesellschaften eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle über ihre Quellensteuerprozesse, was es ihnen ermöglicht, fundierte Entscheidungen zu treffen, potenzielle Probleme proaktiv zu identifizieren und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicherzustellen.
Darüber hinaus tragen diese Tools zur Verbesserung von Compliance und Risikomanagement bei, indem sie Steuerdaten validieren, Audits durchführen und genaue Berichte erstellen. Dies unterstützt Unternehmen dabei, ihren regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen und das Risiko von Nicht-Compliance zu reduzieren. Schließlich umfasst die Softwareautomatisierungstools eine erhebliche Menge an Wissen innerhalb des Tools selbst. Dies eliminiert die Notwendigkeit, ausschließlich erfahrene Experten oder Steuerfachleute einzustellen, um das Tool zu bedienen. Mit einem gut funktionierenden Automatisierungstool können Personen mit weniger Erfahrung in der Quellensteuer effektiv durch die Möglichkeiten des Tools navigieren und nutzen.
Obwohl dies starke Argumente für die Verwendung von Softwareautomatisierungstools für die Quellensteuerverarbeitung sind, ist es wichtig, die Herausforderungen anzuerkennen, denen Vermögensverwaltungsgesellschaften möglicherweise gegenüberstehen. Faktoren wie die Kommunikation mit Upstream-Systemen, die Notwendigkeit von Abteilungsschulungen, die Bereitstellung geeigneter IT-Infrastruktur, Einschränkungen in bestimmten Märkten und die Implementierung von Mechanismen zum Importieren von Daten können Hindernisse für Unternehmen darstellen, die die Softwareübernahme in Betracht ziehen.
Daher ist es für Vermögensverwaltungsgesellschaften entscheidend, diese Überlegungen sorgfältig zu prüfen und ihre Fähigkeit zu bewerten, diese Herausforderungen effektiv anzugehen. Auf diese Weise können sie fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Implementierung von Softwareautomatisierungstools treffen und einen reibungsloseren Übergang zu einer effizienteren Quellensteuerverarbeitung sicherstellen.
Die folgende Checkliste ist eine Zusammenstellung von Fragen, die auf den Erfahrungen und Interaktionen der Autoren mit verschiedenen Finanzinstituten während ihrer Bewertung von Software für die Quellensteuerverarbeitung basieren. Obwohl sie einen wertvollen Ausgangspunkt bietet, ist es wichtig zu beachten, dass diese Liste nicht erschöpfend ist und nicht alle möglichen Überlegungen abdecken kann.
Funktionalitäten, Marktabdeckung und regulatorische Updates
Integration und Kompatibilität
Benutzerfreundlichkeit und Support
Nach der Auswahl einer Software zur Automatisierung der Quellensteuer gibt es mehrere entscheidende Erfolgsfaktoren, die während der Implementierungsphase zu berücksichtigen sind.
1. Klare Projektplanung und -management
Entwickeln Sie einen umfassenden Implementierungsplan, der die wichtigsten Meilensteine, Aufgaben und Zeitpläne umreißt. Weisen Sie dedizierte Projektmanager und Teammitglieder zu, die für verschiedene Aspekte der Implementierung verantwortlich sind. Überwachen Sie regelmäßig den Fortschritt, beheben Sie Hindernisse und stellen Sie eine effektive Kommunikation zwischen den Stakeholdern sicher.
2. Datenmigration und Integration
Bestimmen Sie den Umfang der Datenmigration von vorhandenen Systemen zur neuen Software. Stellen Sie sicher, dass Daten korrekt übertragen und in das Automatisierungstool integriert werden. Validieren Sie die Integrität der Daten während des Migrationsprozesses, um Inkonsistenzen oder Fehler zu vermeiden.
3. Schulung und Benutzerübernahme
Bieten Sie umfassende Schulungssitzungen für die Benutzer an, die die Software nutzen werden. Stellen Sie sicher, dass sie die Funktionen, Funktionalitäten und Workflows verstehen. Ermutigen Sie Benutzerfeedback und gehen Sie prompt auf Fragen oder Bedenken ein. Fördern Sie die Benutzerübernahme, indem Sie die Vorteile und Effizienzsteigerungen des neuen Systems hervorheben.
4. Konfiguration und Anpassung
Passen Sie die Software an, um den spezifischen Anforderungen der Vermögensverwaltungsgesellschaft gerecht zu werden. Konfigurieren Sie die Systemeinstellungen, Regeln und Parameter entsprechend den Anforderungen der Organisation. Passen Sie Berichte und Dashboards an, um relevante Einblicke und Überwachungsmöglichkeiten zu bieten.
5. Akzeptanztests und Validierung
Führen Sie einen strukturierten Akzeptanz- und Testprozess durch, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen der Vermögensverwaltungsgesellschaft entspricht und wie erwartet funktioniert. Definieren Sie klare Akzeptanzkriterien und führen Sie gründliche Tests durch, um die Leistung, Genauigkeit und Einhaltung der regulatorischen Standards der Software zu validieren. Binden Sie wichtige Stakeholder in den Testprozess ein und gehen Sie auf identifizierte Probleme oder Diskrepanzen ein, bevor die endgültige Akzeptanz und Bereitstellung erfolgt.
Beim Betrieb und Einsatz der Software zur Quellensteuerverarbeitung sind für Vermögensverwaltungsgesellschaften mehrere wichtige Aspekte zu beachten: Zunächst ist die regelmäßige Wartung der Software entscheidend, um ihren kontinuierlichen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Dazu gehört die Anwendung von Updates, Patches (einschließlich Fehlerbehebungen), die vom Softwareanbieter bereitgestellt werden. Darüber hinaus ist ein zuverlässiger und reaktionsschneller Support vom Softwareanbieter unerlässlich. Die Vermögensverwaltungsgesellschaft sollte Zugang zu einem dedizierten Support-Team haben, das Fragen oder Bedenken, die während der Nutzung der Software auftreten, umgehend bearbeiten kann. Klare Kommunikationskanäle und eine zeitnahe Bearbeitung von Support-Tickets – insbesondere im Fall von zeitkritischen Prozessschritten im Rahmen der Quellensteuerbefreiung – tragen zu einer nahtlosen Benutzererfahrung bei.
Schließlich kann die Einrichtung regelmäßiger Leistungsüberprüfungen und Bewertungen dazu beitragen, die Wirksamkeit der Software zu bewerten und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Dazu gehören das Sammeln von Feedback von Benutzern, die Analyse von Systemprotokollen und die Durchführung regelmäßiger Audits, um die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und bewährter Verfahren der Branche sicherzustellen.
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